Nous sommes tous amenés à rédiger régulièrement des e-mails, qu’ils soient professionnels ou personnels. Mais êtes-vous certain de faire passer le bon message ? Voici 10 conseils qui vous éviteront de faire des erreurs lors de vos échanges virtuels.
1. Ne pas soigner l’objet de votre e-mail
Il est important de renseigner correctement votre mail en y inscrivant un objet clair et précis. Auquel cas le contenu de votre e-mail risque d’être décrédibilisé voire même de partir aux oubliettes s’il est dénué d’objet. N’hésitez pas à placer quelques mots-clés en corrélation avec le contenu de votre mail et à indiquer si celui-ci nécessite une réponse urgente ou non.
2. Faire des fautes d’orthographe
L’erreur est humaine ! Attention cependant à ne pas les répéter. Rien de plus désagréable pour votre interlocuteur que de lire un e-mail rempli de fautes d’orthographe. Petite astuce pour éviter toute erreur, passez le contenu de votre e-mail dans les nombreux correcteurs orthographiques disponibles sur le Web et surtout à bien vous relire !
3. Oublier les formules de politesse
Vous risquerez de vexer votre interlocuteur si vous omettez la formule de politesse et la formule de conclusion. Un « bien à vous » ou « cordialement » fait toujours plaisir.
4. Etre familier
Pensez à bien respecter le rang hiérarchique de votre interlocuteur et évitez tout langage familier qui risquerait d’être mal perçu.
5. Oublier d’utiliser le champ « cc »
Ce champ, très utile, permet de dissocier le destinataire principal du destinataire secondaire. Souvent utilisé dans un cadre professionnel, ce champ très pratique est vivement recommandé pour tenir informés vos collègues d’un projet sur lequel il travaille mais dont l’e-mail ne les concerne pas directement.
6. Utiliser à mauvais escient le champ « ci »
Tout comme le champ « cc », le champs « ci » quant à lui permet d’adresser un e-mail à un destinataire caché, qui n’apparaît donc pas aux yeux du destinataire principal. Utile également si vous souhaitez protéger l’anonymat des correspondants.
7. Ne pas aérer son e-mail
Votre interlocuteur aura du mal à vous lire si votre e-mail est écrit d’un bloc. Pensez à le découper en paragraphes distincts et cohérents pour permettre une lecture plus fluide. Pensez à adopter le bon vieux schéma type que nous utilisions tous lors de nos anciennes dissertations : une idée pour un paragraphe !
8. Oublier la pièce jointe
N’oubliez pas de joindre à l’e-mail votre pièce jointe, surtout si vous l’indiquez dedans. Pensez donc bien à vérifier que cette dernière est rattachée à votre e-mail avant de l’envoyer à votre interlocuteur.
9. Oublier de signer votre e-mail
Votre interlocuteur aura bien du mal à vous identifier si vous oubliez de signer votre e-mail ! La signature se doit d’être impeccable et doit détenir toutes les informations clés telles que nom, prénom, numéro de téléphone, poste occupé, etc.
10. Se tromper de destinataire
Vous avez relu votre e-mail et avez pensé à bien l’aérer, l’objet de ce dernier est clair et concis, la pièce jointe est bien rattachée, votre signature est soignée, mais par mégarde vous adressez votre e-mail au mauvais destinataire ! Malheur ! Empressez-vous de renvoyer un e-mail dans la seconde qui suit l’envoi du premier pour présenter vos excuses. Pour éviter cette erreur, adressez votre e-mail en tout dernier. Enfin, si votre messagerie le permet, il existe une fonctionnalité qui annule l’envoi de votre e-mail dans l’immédiat.
Nous espérons que ces quelques conseils vous serviront pour la rédaction de vos prochains e-mails. A la rédaction, nous les trouvons très utiles et nous nous efforçons de les appliquer au quotidien. Avez-vous d’autres conseils à nous faire partager pour éviter les erreurs malencontreuses ?
