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Vous êtes débordé par vos papiers administratifs, vous ne savez comment les ranger, où les ranger, quoi garder, quoi jeter ou simplement vous voulez optimiser votre rangement ? Si vous êtes perdu et que vos papiers sont devenus une corvée ou si vous avez besoin d’astuces pour améliorer votre organisation, voici les étapes à suivre pour vous permettre d’apprécier l’utilité de vos papiers administratifs.

1- Changez le regard que vous avez sur vos papiers

Les papiers administratifs ne sont en général pas appréciés par leur propriétaire. Et cela à tort. Effectivement, s’il y a bien une de vos possessions qui peut vous apporter beaucoup dans la vie, c’est un bout de papier. Par exemple : un diplôme, une facture, une preuve pour l’assurance ou la retraite, un testament… Vous devez vous rendre compte de l’importance capitale de vos documents et ainsi les apprécier.

2- Analysez la place qu’ils prennent dans votre intérieur

Si vous n’appréciez pas vos papiers, c’est parce que ceux qui ont de l’importance sont envahis par la paperasse inutile. La preuve est dans la place que prennent nos papiers. Il est très aberrant d’observer des familles ou des personnes qui peuvent posséder des armoires entières de papiers. D’après beaucoup de professionnels de l’organisation, pour une famille, la quantité de papiers ne devrait pas dépasser un trieur large et pour une personne seule un classeur. Et ainsi les armoires de rangement de papiers devraient être réservées aux professionnels (et pas par les petites structures). Naturellement, il y a des exceptions, comme des professions qui nécessitent plus de place, ou des antécédents de maladie qu’il faut garder.

― Bambambu / Shutterstock.com

3- Jetez ce qui n’est pas important

Il faut trier les papiers à garder et les papiers à jeter. Il ne faut garder que les papiers réellement utiles, c’est-à-dire les documents qui pourraient vous être utiles plus tard. L’objectif étant de se débarrasser du superflu pour n’avoir que les papiers qui ont de l’importance.

4- Comment savoir ce qui est important ?

Pour savoir quels sont les documents qui ont de l’importance, posez-vous la question suivante : est-ce que ce document peut m’être réellement utile ? C’est à vous de juger ce qui est important. Sur Internet, vous pouvez trouver facilement la liste des documents à conserver et combien d’années. Malgré cela, beaucoup de documents ne sont pas utiles et c’est donc à vous d’estimer ce qui est à conserver ou non.

Voici une liste des documents importants que vous pouvez garder :

  • Échéanciers en cours,
  • Factures (seulement pour les articles que vous avez encore),
  • Diplômes,
  • Jugements,
  • Contrats de banque,
  • Bulletins,
  • Paies,
  • Contrats de travail,
  • Impôts…
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5- Le rangement des papiers

Le rangement c’est la clef. Les papiers peuvent être rangés de plusieurs façons. A vous de l’adapter selon vos besoins : la quantité des papiers restants, l’emplacement disponible, la taille de vos « archives importantes », la fréquence des consultations…

Il va falloir (à moins d’avoir très peu de papiers restants) diviser votre rangement en sous-parties. En voici des exemples qui peuvent vous aider à vous organiser :

  • Les archives : ce sont les anciennes procédures juridiques, les anciens contrats de banque contenant des litiges, les fiches de salaire… Elles sont à ranger dans une boîte ou une bannette selon le volume engagé. Ces documents sont ceux dont vous n’avez normalement jamais besoin mais que vous êtes obligé de garder. Naturellement, il est conseillé de ranger les archives communes ensemble dans une même pochette. Par exemple toutes les fiches de salaire ensemble, tous les comptes-rendus d’une opération ensemble…
  • Les documents à garder qui peuvent être utiles mais dont vous n’avez pas besoin fréquemment, qui doivent être organisés en sous-parties et rangés de préférence dans un trieur accordéon. Cela est utile dans le sens où lors de l’utilisation cela peut être agrandi, mais lors du rangement cela prend peu de place.
  • Faire un cahier ou un porte-documents de ce dont vous avez besoin mensuellement. Cela est à mettre en place seulement si vous avez besoin de documents mensuellement. Certaines personnes n’ont pas besoin de cela. Cette organisation est réservée aux individus qui ont besoin de faire leurs comptes ou qui ont une gestion administrative compliquée pour diverses raisons (nombreux prélèvements, famille nombreuse, maladie qui demande un contrôle fréquent des remboursements…).
  • Faites une corbeille à documents pour les papiers que vous recevez au cours du mois et à classer prochainement. Organisez-vous pour classer vos documents lors de votre gestion des comptes, ou de fixer une date trimestriellement. Ainsi, vous ne vous laisserez pas déborder. Et dès que vous recevrez un papier important, vous ne serez pas obligé de le classer.
  • Puis faites une corbeille à documents pour les papiers à traiter. Pareillement, fixez-vous une date dans le mois, ou un moment dans chaque semaine consacré à la gestion de cette corbeille.
  • Et puis choisissez un endroit, une boîte ou un tiroir où vous mettez l’intégralité des cartes, des livrets, des carnets de santé… Pour y accéder facilement.

6- Étiquetez le tout

Bien sûr que vous avez déjà vu cela dans les magazines ou sur Pinterest : les documents bien organisés, bien classés avec des étiquettes toutes jolies, à vous donner envie de travailler ! Mais vous pouvez le faire vous aussi ! Alors à vos impressions, ou à vos autocollants, à vous de choisir l’option qui vous plaira le plus. L’objectif ici est de rendre clair chacun de vos dossiers. Des étiquettes sur vos pochettes d’archives, sur votre boîte en carton, sur les onglets de votre bannette, sur votre porte-vues (et même à l’intérieur si vous voulez) et sur vos dossiers de rangement. N’importe qui doit s’en sortir et comprendre votre rangement en un clin d’œil. Et ça c’est le super pouvoir des étiquettes.

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7- Mettez en place un planning spécialement pour votre administratif

Pour ne pas vous laisser déborder et vous aider à garder votre beau rangement, mettez en place un petit emploi du temps de rangement.

Voici des exemples :

  • Quotidiennement, vous allez chercher votre courrier dans la boîte aux lettres, et mettez les documents soit à la poubelle, soit dans la corbeille de tri ou soit dans la corbeille de papiers à traiter.
  • Hebdomadairement, occupez-vous de vos papiers dans la corbeille de documents à gérer.
  • Mensuellement, faites vos comptes grâce à votre porte-vues.
  • Trimestriellement, classez vos papiers dans votre trieur ou vos archives.
  • Et annuellement, faites un tri dans votre trieur pour éliminer les documents devenus obsolètes et dans votre boîte mail.

8- Mettez en place des fichiers sur votre PC

Pour parfaire votre gestion administrative, vous pouvez mettre en place une gestion administrative sur votre PC. C’est-à-dire créer des dossiers reprenant les documents réceptionnés par mail, ou reprenant les documents de votre trieur. Ou les scans des documents que vous ne vouliez plus garder en papier.

― Afanasev Ivan / Shutterstock.com

9- Organisez votre boîte mail

Pour votre boîte mail, il est conseillé de créer des dossiers mails (comme beaucoup de boîtes de réception le proposent). Et ainsi classer les mails dans les dossiers correspondants. Mais n’oubliez pas de faire un gros tri régulièrement pour ne pas garder de mails inutiles et de ne pas hésiter à supprimer vos mails non nécessaires.

Ces conseils vous permettront peut-être d’obtenir une organisation administrative bien plus optimale. Et ainsi, vous pourrez désencombrer de l’espace, vous retrouver dans vos papiers et obtenir une gestion bien plus fonctionnelle.

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