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Quoi de plus désagréable que d’ouvrir une boîte mail contenant une masse de courriers non lus ? Vous ne savez plus où donner de la tête et vous êtes débordé ? Pour vous aider à remédier à ce problème, voici 6 conseils qui vous permettront de gagner du temps.
1. Evitez de cliquer sur « répondre à tous »
Inutile de cliquer sur « répondre à tous » lorsque vous répondez à un e-mail, surtout si vous n’en avez pas l’utilité. Vous éviterez ainsi l’accumulation de mails inutiles qui encombreront, à leur tour, les boîtes mails de vos collègues qui ne seraient pas concernés par le sujet.
2. Privilégiez les échanges directs
Bien trop de personnes envoient des mails à leurs collègues qui se trouvent dans le bureau d’à côté. Préférez le dialogue ! Plus simple pour débattre sur un sujet. Une astuce qui vous permettra en plus de décrocher de votre écran !
3. Ne consultez pas vos e-mails le week-end
C’est le week-end, profitez-en. Octroyez-vous donc une pause et ne traitez vos mails que le lundi matin, sauf cas exceptionnel bien entendu. Pensez également à lister les sujets les plus importants, afin de les traiter en priorité dès votre arrivée au bureau le lundi matin. Gain de temps assuré !
4. Utilisez la messagerie instantanée
Les messageries instantanées sont tout aussi efficaces que les mails. Hangout, Skype, etc. Autant d’outils qui vous permettront d’avoir des échanges concis avec un ou plusieurs collègues sur un sujet qui ne nécessite pas de grands débats. Vous éviterez ainsi la prolifération de mails dans votre boîte.
5. Affinez l’objet de votre e-mail
Plus vous serez précis, plus la personne qui vous lira pourra rapidement traiter votre e-mail. N’hésitez pas à utiliser des mots-clés ou des phrases courtes. C’est pratique notamment pour une recherche rapide, surtout quand ce courrier sera noyé parmi les autres e-mails !
6. Soignez votre signature
La signature de votre e-mail est très importante. Elle permet à celui qui vous lit de parfaitement vous identifier. Ainsi, pensez bien à apporter toutes les précisions nécessaires sur votre identité tels que votre nom, votre prénom ainsi que votre fonction et le nom du service dans lequel vous travaillez ou encore votre numéro de téléphone.
Grâce à ces conseils pratiques et très faciles à mettre en place, vous avez désormais toutes les cartes en main pour une meilleure gestion de vos e-mails. A la rédaction, nous sommes friands de ces petites astuces utiles. Et vous, avez-vous d’autres conseils pratiques à partager avec nos lecteurs et nous afin de mieux gérer votre boîte mail ?
Par Laura Gonçalves, le