Dans une journée de travail, nous perdons tous beaucoup de temps en tâches diverses et rêvasseries. Si l’on additionne ce temps perdu sur une semaine, le résultat paraît parfois très étonnant. Voici 3 conseils qui vous aideront à augmenter votre efficacité tout en vous libérant du temps libre.
1. Listez les activités pour lesquelles vous passez du temps
En général, les gens ont quelques difficultés à bien évaluer leur temps passé à effectuer telle ou telle action. La majorité d’entre eux ont tendance à minimiser le temps perdu. Le seul moyen de récupérer ces heures disparues, c’est de savoir où elles vont. Cela passe par la tenue de feuilles de présence. Le faire pour une semaine complète serait optimal, mais même si vous ne le faites que pour quelques jours, les résultats peuvent être enrichissants. Précisez bien les catégories génériques, comme le travail, la famille, les repas, devant l’ordinateur, les courses… par exemple. Ces grands axes ne sont pas la seule façon de vérifier votre journée. Il faut vraiment classer toutes les activités que vous êtes susceptible de faire et même créer des sous-catégories (pour le travail, différencier les tâches administratives des réunions, etc.).
Ensuite, vous devez noter l’heure de début et l’heure de fin de chacune de ces actions. Une méthode pratique consiste à diviser les heures en tranches de 6 minutes. De cette façon, vous pouvez compter en décimales et convertir un déjeuner de 45 minutes en 48, pour que cela donne 0,8 heures. Il est très important d’agir de la même manière que d’habitude. Lister vos activités ne doit en aucun cas modifier votre routine et vos réactions de tous les jours. Vous n’avez rien à prouver à personne ni besoin de montrer des feuilles de présence à qui que ce soit. Par contre, si vous voulez que les choses s’améliorent, vous devrez être honnête avec vous-même.
2. Additionnez la durée de vos activités
Maintenant que vous avez listé vos catégories et que vous y avez noté leur durée, vous n’avez qu’à additionner ces temps pour chaque catégorie et chaque jour pendant lesquels vous avez rempli vos feuilles de présence. Divisez ensuite le total par le nombre de jours et vous obtiendrez une moyenne de temps passé par catégorie. Si vous êtes surpris par les résultats, c’est tout à fait normal. Tous les gens qui ont déjà fait ce test sont étonnés de la même manière. En général, les individus n’arrivent pas à estimer le temps qu’ils passent à effectuer diverses actions. Désormais, vous avez peut-être envie de changer les choses, d’éliminer toutes ces pertes de temps inutiles que vous voyez sur vos feuilles afin de devenir un modèle d’efficacité. Ne le faites pas encore. Vous avez besoin d’un peu de recul et de revoir toutes ces choses à froid.
3. Planifiez vos nouvelles journées
Une fois que vous avez bien digéré les notions précédentes et leurs résultats, vous pouvez agir pour décider de la façon dont se passeront vos journées dans le futur. Il n’y a pas de vérité immuable, simplement une manière de procéder qui vous amènera au plus près de ce que vous voulez être. Vous avez besoin de prendre des décisions avisées. Par exemple, peut-être que le jeudi, jour de réunion, vous pouvez supprimer votre temps passé devant l’ordinateur pour gagner du temps sur autre chose et éviter de faire des heures supplémentaires.
Peu importent vos choix dorénavant, il seront forcément utiles car basés sur de nouvelles connaissances obtenues grâce à ces fameuses feuilles de présence. Vous ne subirez plus votre agenda, vous le maîtriserez. Vous remarquerez alors que beaucoup de temps passe dans des activités de manière désordonnée. Maintenant que vous le voyez, vous pouvez ajuster vos priorités et libérer du temps pour des choses plus importantes.
Cette méthode d’optimisation de son temps disponible est vraiment très intéressante. Certains l’ont déjà appliquée chez DGS et ils ont effectivement constaté qu’ils pouvaient économiser de nombreuses minutes par jour avec un peu d’organisation. Connaissez-vous d’autres moyens de gérer votre temps afin d’améliorer votre efficacité ?
