5 questions à vous poser pour être certain d’obtenir une réponse à votre e-mail

Ordinateurs, tablettes ou smartphones : aujourd’hui les mails nous suivent partout. Seulement voilà, certains des courriers électroniques que vous envoyez passent à la trappe sans même être ouverts par votre destinataire. Pourquoi ? Aujourd’hui, le DGS vous propose de vous poser les bonnes questions, d’augmenter vos chances d’être lu et compris.

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Dans un monde ultra connecté, nous sommes de plus en plus sollicités. Ainsi, notre boîte mail ressemble vite à un « gloubiboulga » de messages professionnels (plus ou moins importants), d’invitations personnelles, de notifications provenant de réseaux sociaux et de spams publicitaires en tous genres. C’est pourquoi, si vous souhaitez vraiment que votre prochain mail soit lu, vous devez absolument vous poser les bonnes questions avant de l’envoyer. Et pour ce faire, rien de plus simple, il vous suffit de vous mettre dans la peau du destinataire, en vous posant les mêmes questions que celui qui recevra votre courrier, comme nous l’explique le site The Muse…

1. Pourquoi devrais-je ouvrir ce mail ?

Vous connaissez l’expression : « la première impression est toujours la bonne ». Dans le cadre d’un mail, il est donc indispensable de travailler suffisamment l’objet d’un courrier électronique, puisque c’est la première chose que votre destinataire lira. Soyez direct et concis. Ainsi, par exemple, si vous souhaitez une réponse avant jeudi sur une réunion organisée le lundi, indiquez-le dans l’objet : « Réponse attendue avant jeudi : compte-rendu de la réunion de lundi ». Si vous êtes à la recherche d’un emploi, indiquez directement et clairement votre profil : « Community Manager, 4 ans d’expérience ». Cela captera plus facilement l’attention de votre destinataire et il aura envie d’en savoir plus.

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2. Qui êtes-vous ?

Cela peut vous paraître trivial, mais les gens que vous n’avez jamais rencontrés et qui ne vous connaissent pas encore ont tendance à répondre plus rapidement à vos mails lorsque vous indiquez clairement qui vous êtes. N’hésitez donc pas, le cas échéant, à indiquer vos connaissances communes ou une expérience partagée. Par exemple, si vous savez que votre destinataire a suivi le même cursus scolaire que vous, faites-en mention dans votre mail. Cela permettra de créer un premier lien et poussera votre interlocuteur à vous donner une réponse dans les meilleurs délais. Si vous travaillez déjà ensemble, rappelez à votre destinataire votre position dans l’entreprise et quand a eu lieu votre dernière rencontre, pour qu’il puisse facilement mettre un visage sur votre nom.

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3. Que voulez-vous ?

Un homme derrière son ordinateur via Shutterstock

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C’est l’une des questions les plus importantes à vous poser, puisque c’est finalement le but de votre mail. Pour que votre interlocuteur sache très vite où vous voulez en venir, évitez les phrases trop longues et encore une fois, soyez direct. Pas la peine d’entrer dans les détails, vous pouvez simplement rédiger quelques phrases pour indiquer le sujet général de votre mail et inviter votre destinataire à vous contacter par téléphone ou à vous rencontrer par la suite pour que vous puissiez en discuter ensemble.

 

4. Qu’est-ce que le contenu de ce mail va m’apporter ?

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Il faut voir la sollicitation par mail comme un échange de bons procédés, un système « gagnant-gagnant ». Votre interlocuteur doit comprendre que ce que vous lui proposez lui apportera autant qu’à vous. N’hésitez donc pas à indiquer clairement dans le corps de votre courrier que vous êtes à sa disposition, que l’échange que vous aurez avec lui sera enrichissant et pourra lui apporter de nouvelles idées et perspectives.

 

5. Aimeriez-vous lire ce mail ?

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Avec le nombre de plus en plus important de mails échangés chaque jour, il est important de garder un peu « d’humanité » dans les courriers que vous envoyez. Ne lésinez donc pas sur les formules de politesse et les remerciements. Votre interlocuteur appréciera l’attention et sera plus enclin à vous répondre.

Vous avez maintenant toutes les clés pour rédiger vos mails de la meilleure des façons. À la rédaction, certains d’entre nous commencent à suivre ces recommandations à la lettre. Quant aux autres, tant pis, on ne leur répondra pas :P. Et vous, avez-vous d’autres conseils à partager avec nos lecteurs pour améliorer l’efficacité de leurs courriers électroniques ?