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3 astuces qui vont vous permettre de gérer vos réunions de travail à la perfection

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Fini les réunions enchainées les unes sur les autres ! Avec DGS, vous allez découvrir ces 3 conseils qui vont vous aider à mieux prévoir et à mieux gérer votre temps pour éviter d’avoir des journées à rallonge.

Un jour, vous remarquez que votre journée est overbookée de réunions aussi ennuyantes les unes que les autres, et vous vous dites « mais pourquoi ? ». A l’heure actuelle, on pense que plus nos plannings sont chargés, plus on a de succès. Ce n’est pas forcément vrai, un bon homme d’affaires doit savoir gérer son temps et ne pas se laisser dépasser par la situation. Voici donc 3 conseils très utiles pour mieux gérer son temps et son espace sur son emploi du temps !

1. Osez dire ce que vous pensez

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Une réunion vivante via Shutterstock

C’est pourtant simple de dire ce que l’on pense. Avant d’accepter ou d’envoyer une invitation à une réunion, faites vraiment en sorte de comprendre de quoi il s’agit, et ce que vous allez devoir faire si vous le faites. Sinon, parlez-en à l’organisateur et prenez connaissance des diverses réunions prévues dans un agenda particulier. S’il n’y a pas d’agenda, demandez-lui d’en créer un avec votre aide, afin de mieux gérer le temps. S’il n’a pas le temps de créer un agenda, soyez volontaire à l’aide de la planification, vous allez donc être plus au courant de ce qui se passera.

Si vous êtes l’organisateur, utilisez la technique de l’agenda, c’est rapide et très efficace. Précisez la durée des réunions à l’aide du calendrier google (ce calendrier dispose d’options pour régler la durée, qui est de « 1h » par défaut) par exemple. Et si jamais vous en acceptiez une qui commence à l’heure à laquelle une autre finit, il est nécessaire de le dire, car c’est impossible d’être à deux endroits à la fois au même moment. Prévenez donc que vous allez devoir partir plus tôt, ça devrait pousser l’organisateur à finir la réunion au moment de votre départ, et avertissez l’autre organisateur qu’il se peut que vous ayez du retard.

2. Organisez du temps pour vous

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Planifiez avec vos collègues via Shutterstock

Dès qu’une réunion est confirmée et qu’il y a du temps de disponible sur votre calendrier, faites en sorte qu’il y reste. Ajoutez une durée de 15 à 30 minutes avant et après la réunion, c’est le « temps de transition ». Utilisez ce temps avant pour vérifier si vous êtes bien prêt, faire une pause toilette, et arriver en avance. Après, c’est le bon moment pour vous de penser à ce qui a été dit pendant que c’est encore récent, d’attendre vos collègues après la réunion afin de partager du temps commun.

Donc si par exemple, vous avez une réunion qui se termine à 15h et que vous avez bien planifié votre temps, vous avez 15 minutes de marge avant la prochaine.

3. Faites en sorte de bloquer votre emploi du temps selon vos habitudes

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Ecrire pour le temps via Shutterstock

Si vous arrivez à bien planifier votre temps et à placer toutes les réunions de manière logique, il se peut que vous ayez des journées libres. Alors que pour votre manager il est difficile d’avoir une journée complète sans réunion, pour vous, il suffit juste de prendre les bonnes habitudes, de savoir si vous êtes du matin ou pas, pour mieux caler vos réunions, afin d’avoir le maximum de temps. Vous allez vraiment créer une tendance en faisant ça dans votre entreprise, et on vous assure, tout le monde voudra connaitre votre secret pour avoir autant de temps.

 

Ces trois conseils vont vous permettre de mieux gérer votre planning et donc d’avoir des journées beaucoup moins chargées ! A la rédaction, on suit bien entendu ces conseils et cela nous permet de souffler un peu et de profiter de nos journées. Que faites-vous pour mieux gérer votre planning ?

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